Vorbereitungen für den Txerri Egun

Am 14. Dezember findet der jährliche Txerri Egun statt, ein vorweihnachtliches Fest mit Kunsthandwerkermarkt. Das ganze wird in erster Linie von Ttur-ttur organisiert und dieses Jahr bin ich ein bisschen die Koordinatorin (so hat mich zumindest Ane tituliert, sie ist dann wohl die Chefkoordinatorin^^). Meine Hauptaufgabe besteht jetzt darin, mich um die Anmeldungen der Kunsthandwerker zu kümmern. Die haben schon Ende Oktober angefangen anzurufen, um sich anzumelden, und die erste Arbeit war deswegen Anfang November, alle, die schon angerufen hatten mit allen Informationen, die sie dagelassen hatten, in eine Tabelle einzutragen. Dann haben Ane und ich das Infoschreiben und die Teilnahmebedingungen von letztem Jahr für dieses Jahr überarbeitet, eine eigene E-Mailadresse eingerichtet und denen, die eine Mailadresse angegeben hatten, Infobrief und Teilnahmebedingungen geschickt. Die, von denen wir nur die Telefonnummer hatten, hab ich dann in der Tabelle rot markiert und Ane hat sie angerufen und gefragt, ob sie eine E-Mailadresse haben oder wir ihnen die Sachen per Post schicken müssen.
Um sich fest anzumelden, müssen die Kunsthandwerker jetzt eine fitxa ausfüllen ... sicherlich gibt es dafür ein deutsches Wort, aber es fällt mir beim besten Willen nicht ein, außerdem ist denke ich, es ist ersichtlich, was gemeint ist, also fitxa. Jedenfalls müssen sie dort ankreuzen, dass sie die Bedingungen akzeptieren, und eine Tabelle mit Angaben wie Name, Adresse, Produkt, ob ihnen der Tisch für ihren Stand von uns zur Verfügung gestellt werden soll, und so weiter ausfüllen. Diese fitxa schicken sie dann zurück, ich speicher sie und trage die Daten in eine Tabelle ein. Organisationen aus Oiartzun haben ersten Vorrang und werden deshalb grün markiert, Kunsthandwerker aus Oiartzun haben zweiten Vorrang und werden gelb markiert ... es gibt nämlich nicht genug Platz für alle, die sich anmelden (wir sind jetzt schon bei 52 Anmeldungen).
Zusätzlich melden sich immer noch weitere Kunsthandwerker und Organisationen, denen das Bedingungsblatt geschickt werden muss, und der ein oder andere braucht auch das zweisprachige mit Spanisch (waren aber bis jetzt nur zwei oder drei) ...
Zum Goßteil ist das eine Arbeit, die sehr schnell zur Routine wird, allerdings ist es interessant, was für Produkte die Kunsthandwerker so anzubieten haben, vor allem, wenn sie noch genauere Informationen oder Fotos schicken ... Und dann gibt es natürlich auch immer wieder Probleme zu lösen:

Von einer hatten wir weder E-Mailadresse noch Telefonnummer, auf dem Zettel stand, sie würde sonst auch immer teilnehmen und wir müssten ihre Daten deshalb haben. In der Liste von 2012 war sie nur dummerweise nicht, und auch in den anderen hat Ane sie nicht gefunden. Bakartxo hat gemeint: "Ich glaub, ich weiß, wer das ist, und es ist besser, wenn die nicht kommt.", hat aber trotzdem in den Akten gesucht und sie schließlich, mit einigem Bedauern, gefunden.
Ich kann mir inzwischen vorstellen, warum es besser gewesen sein könnte, wenn sie nicht kommen würde ... mein E-Mail-Gespräch mit ihr sah ungefähr so aus: Ich schicke ihr den Infobrief und das Word-Dokument mit den Bedingungen und der fitxa. Sie schreibt (ohne Punkt und Komma und grad so, wie ihr der Schnabel gewachsen ist), wer sie ist, ob sie auch zwei Tische haben kann (obwohl in den Bedingungen klar und deutlich steht, ein Kunsthandwerker, ein Tisch) und dass sie es nicht hinkriegen würde, die fitxa auszufüllen. Ich frage mich, wie man es anstellen kann, das nicht zu schaffen, du musst schließlich nur in die Tabelle klicken, um zu sehen, dass du da tatsächlich schreiben kannst, antworte ihr aber, dass das kein Problem ist und sie die erforderlichen Angaben und dass sie die Bedingungen akzeptiert auch einfach per Mail schreiben kann und ich dann das Blatt für sie ausfülle. Sie schreibt mir, dass sie die Bedingungen akzeptiert und die Hälfte der Angaben. Ich schreibe zurück, dass das und das noch fehlt. Sie schreibt mir den Großteil von dem, was noch fehlt, und mir ist es zu blöd, noch mal nachzufragen.

Die Einzige war sie allerdings nicht, die es nicht geschafft hat, das Dokument auszufüllen ... ein anderer meinte, sie würden es die ganze Zeit versuchen, aber "wenn dir Ponys abhauen, die wieder einzufangen ist einfacher als das". Also wieder lasai, kein Problem, schreiben Sie uns die Angaben einfach per Mail, wir füllen die fitxa dann aus ...

Wieder eine andere schreibt, dass sie das Dokument nicht öffnen kann, weil sie kein Word hat. Ich überlege also, dass ich es ihr am besten als pdf schicke, sodass sie es wenigstens lesen kann und mir dann in der Mail die Angaben schreiben. Das Notebook, an dem ich arbeite, hat aber offenbar keinen pdfCreator ... also den erst mal runterladen (was dauert) ... dann erscheint der trotzdem nicht in der Liste der Drucker bei Word ... ich les also die Hilfe und erfahre, dass man auch umgekehrt das Worddokument mit dem pdfCreator öffnen kann, tu das, hab endlich mein pdf, schreibe der Kunsthandwerkerin, dass ich hoffe, dass sie es als pdf jetzt öffnen kann, und welche Angaben mir noch fehlen. Sie antwortet, dass sie es immer noch nicht öffnen könnte, sagt aber, dass sie die Bedingungen akzeptiert und gibt die erforderlichen Daten so präzise an, dass ich den Eindruck habe, dass sie es doch hat lesen können müssen ...

Mosaik der Postits mit den Kontaktdaten

PS: Für die, dies noch nicht mitgekriegt haben, es gibt jetzt rechts im Blog eine Playlist mit baskischer Musik ... lohnt sich, mal reinzuhören, ist bestimmt für jeden was dabei ;)